Pilvipalvelut ja niiden hyödyntäminen ovat yleistyneet kuntasektorilla merkittävästi viime vuosien aikana, ja viimeinen sysäys käyttöönottoihin tuli koronan myötä viime vuonna. Aikaisemmin hallinto- ja opetuspuolella tiedostojen tallennus tehtiin usein on-premise-ohjelmistoihin, eli käyttäjien omalle palvelimelle paikallisesti asennettuihin ohjelmistoihin. Näin toimittiin myös Forssan kaupungissa.
”Pilvipalveluiden hyödyntämisen tarvittava tekniikka on ollut taustalla jo pitkään, mutta koronan myötä toimintatapa ja -kulttuuri sekä ihmisten osaamistaso ovat kehittyneet”, kertoo Forssan kaupungin sivistystoimen järjestelmäasiantuntija Niko Sutinen.
Forssan kaupunki on ottanut Office365-ohjelmiston käyttöön vuonna 2015, ja vähitellen sen työkaluja on hyödynnetty yhä laajemmin. Lisenssejä Forssalla on useita satoja oppilaista kaupungin työntekijöihin, joten tiedostojen määrä pilvipalvelussa liikkuu myös suurissa lukemissa. ”Varmuuskopioinnin merkitys nousi huomattavasti, kun siirryimme etätyöskentelyyn ja etäkouluun”, kertoo Forssan tietohallintopäällikkö Mikko Niskanen.
Varmuuskopiointi on monelle perusoletus
Suurin osa tiedostojen katoamisista johtuu inhimillisistä virheistä, kun käyttäjä esimerkiksi vahingossa poistaa tärkeän tiedoston. Valitettavan usein luullaan, että pilvipalveluihin peruspakettiin, kuten Office 365 -ohjelmistoon, kuuluu automaattisesti varmuuskopiointi.
”Pilvipalvelun tiedosto saattaa säilyä kopiona noin kuukauden, mutta toisinaan tiedoston poistaminen huomataan vasta tämän aikaikkunan jälkeen, jolloin ilman varmuuskopiointipalvelua ei ole mitään enää tehtävissä”, Niskanen avaa varmuuskopioinnin tärkeyttä.
Usein varmuuskopioinnin tarpeeseen herätäänkin vasta silloin, kun ensimmäinen vahinko ja tiedostojen menettäminen on tapahtunut. ”Jos tiedostot on vain yhden käyttäjän varassa tallennettuna esimerkiksi pelkästään hänen koneelleen, niin riskinä on menettää tärkeitäkin tiedostoja tai asiakirjoja”, Sutinen kuvailee.
Juuri näistä syistä Forssassa on haluttu kiinnittää huomiota varmuuskopiointiin. Tiedostojen käsittely on tarkoitus siirtää kokonaisuudessaan pilveen, jolloin käyttäjillä tulee olla varmuus siitä, että heidän tiedostonsa ovat hyvissä käsissä.
"Jos tiedostot on vain yhden käyttäjän varassa, niin riskinä on menettää tärkeitäkin tiedostoja tai asiakirjoja"
Käyttöönotto on asiakkaalle vaivaton projekti
Office 365 -tiedostojen varmistaminen on melko kevyt projekti. Varsinkin, kun sen hoitaa alan asiantuntija. Forssan kaupungin kumppani IT-asioissa on jo pitkään ollut Lounea, joka toimii Nexeticin varmuuskopiointituotteiden jälleenmyyjänä. ”Meidän ei itse tarvinnut tehdä varmuuskopioinnin käyttöönotossa juurikaan mitään, vaan meidän toiveidemme mukaan määriteltiin asennuksen yksityiskohdat ja Lounean asiantuntijat hoitivat kaiken muun”, Sutinen kertoo.
Palvelua pilotoitiin ennen laajempaa käyttöönottoa, ja varmuuskopioinnin todettiin kaiken kaikkiaan toimivan hyvin ja sisältöjen tallentuneen ongelmitta: ”Tuote on toiminut moitteettomasti, vaikka akuutteja katoamistilanteita ei onneksi vielä ole montaa ollutkaan. Helpottavaa kuitenkin tietää, että käyttäjien tiedostot ovat turvassa tosipaikan tullen”, Niskanen summaa.
