Päivä: 9.6.2021

Mitä, minne ja miksi? Varmuuskopioinnin ABC

Varmuuskopiointi on terminä varmasti monelle tuttu, mutta sen todellinen määritelmä voi silti olla epäselvä. Yksinkertaistettuna varmuuskopioinnilla tarkoitetaan tietojen ja tiedostojen kopioimista johonkin muualle kuin laitteen omaan muistiin. Yleisimpiä varmuuskopiointimenetelmiä ovat esimerkiksi pilvipalvelut ja ulkoiset kovalevyt.

Miksi näin sitten tehdään? Tänä päivänä digitaalisesti tallennetaan paljon arvokasta tietoa, kuten tiedostoja, sopimuksia, raportteja ja asiakirjoja. Jos alkuperäinen tieto jostain syystä häviää tai tuhoutuu, on varmuuskopiointi usein ainoa tapa sen palauttamiselle.

Minne tiedostot varmuuskopioidaan?


Jokainen yritys on varmasti sitä mieltä, että omien tiedostojen olisi hyvä olla turvassa mahdollisia vahinkoja varten. Silti harmittavan usein varmuuskopioinnista huolehtiminen jää hektisen arjen jalkoihin tai varmuuskopioinnin vetovastuu tuntuu olevan epäselvä. Juuri näistä syistä automaattisesti tallentuva varmuuskopiointi onkin nykyään monien tahojen elinehto.

Edelleen jonkin verran tiedostoja tallennetaan myös fyysisiin välineisiin, kuten muistitikuille tai ulkoisille kovalevyille. Näissä piilee kuitenkin usein sama vaara kuin tietokoneissa – ne voivat rikkoutua tai hävitä. Luotettavin ja huolettomin vaihtoehto onkin nykyään pilvipalveluun ostettu varmuuskopiointi, joka hoitaa varmuuskopioiden tallentamisen automaattisesti, kunhan verkkoyhteys on käytössä.

Toisin kuin usein luullaan, ei pilvipalveluihin sisälly suoraan pitkäaikaista varmuuskopiointia. Tiedot säilyvät yleisimmissä palveluissa noin 30 päivän ajan, mutta tutkimusten mukaan tärkeän tiedon puuttuminen havaitaan yrityksissä vasta muutaman kuukauden jälkeen. Nexetic tarjoaa varmuuskopiointipalveluita, kuten Shield Backup Office 365, joka hoitaa yrityksesi tiedostojen varmuuskopioinnin jatkuvana ja automaattisena. Jos kriittisiä tiedostoja häviää, pystytään palvelun avulla palauttamaan tiedostot ja niiden versiohistoriat helposti ja nopeasti.

Miksi tiedostot varmuuskopioidaan?

Yritys voi menettää tiedostojen mukana suuriakin määriä rahaa ja arvokasta työaikaa. Tiedostojen menettäminen on siis riski, johon jokaisen yrityksen tulisi kiinnittää huomiota. Tästä aiheesta voit lukea tarkemmin blogista Miksi tieto on arvokasta ja miten sen voi menettää? Asiakas on itse vastuussa 0365-tiedoista.

 Syitä tiedostojen menettämiseen on useita: tiedostoja voidaan poistaa vahingossa, välineet voivat rikkoitua, palvelukatkoksia sekä ulkoiset tietoturvauhkia, kuten viruksia, esiintyy. Tiedostoista huolehtiminen on nykyään myös erityisen tärkeässä roolissa nykyisen GDPR-asetuksen myötä: yritykset ovat vastuussa omien tietojensa saatavuudesta ja velvoitettuja palauttamaan kadotetut tiedostot nopealla aikataululla.

Huolehtimalla yrityksesi varmuuskopioinnin kuntoon nyt, varmistat liiketoiminnan jatkuvuuden ja GDPR-vaatimusten täyttymisen. Käyttöönotto on nopea ja vaivaton, ja sen voi myös ulkoistaa omalle IT-palveluntarjoajallesi. Ota yhteyttä tiimiimme – me hoidamme yrityksesi varmistukset, jotta sinä voit olla huoletta.

Miksi tieto on arvokasta ja miten sen voi menettää? Asiakas on itse vastuussa O365-tiedoista

Miltä tuntuisi, jos yrityksesi tärkeät tiedostot olisivat yhtäkkiä kadonneet? On sanomattakin selvää, että tällainen vahinko aiheuttaa yritykselle turhaa harmia. Varmuuskopiointia voidaan verrata vakuutukseen – sen todellinen arvo ymmärretään usein vasta siinä vaiheessa, kun vahinko on jo tapahtunut. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse oppia kantapään kautta, vaan ennakoinnilla säästytään niin taloudellisilta kuin henkisiltäkin rasituksilta.

Toisin kuin yleisesti luullaan, useat tiedostonjakopalvelut eivät tarjoa omaa varmistusta. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas on itse vastuussa tiedostojen turvallisesta säilyttämisestä. Esimerkiksi Microsoft Office 365 mahdollistaa versiohistorian selaamisen ja roskakorin 30 päivän ajalta, mutta ei kokonaisvaltaista tietojen varmuuskopiointia. Palvelukatoksien sattuessa tiedostoihin ei myöskään päästä käsiksi, mikä esimerkiksi tärkeän asiakaspalaverin kohdalla voi aiheuttaa tukalan tilanteen. Myös kiristyshaittaohjelmat voivat iskeä tärkeisiin tiedostoihisi, jolloin ulkopuolinen palvelin on korvaamaton apu.

Käyttäjien inhimilliset virheet yleisiä

Vahinkoa saattaa tuottaa myös paljon konkreettisemmat tekijät kuin bittimaailman monimutkaiset kiemurat. Lähes 60 % tietojen katoamisista pilvipalveluissa johtuu käyttäjän virheistä. Tiedostoja poistetaan tai muokataan epähuomiossa, ja virheet huomataan usein vasta pitkän ajan jälkeen. Nämä ovat inhimillisiä mokia, joista kuitenkin voidaan selvitä säikähdyksellä, jos varmuuskopiointi on hyvällä tolalla. Aina ei käyttäjien huolellisuuskaan riitä, sillä varkaudet ja laiteviat ovat myös yksi yleisimmistä syistä tiedostojen menettämiseen.

Yrityksesi tiedostot kannattaakin tallentaa automaattisella, jatkuvalla varmistuksella. Hyvä vaihtoehto on Shield Backup Office 365, joka sisältää välittömän tiedon palautuksen, GDPR-yhteensopivuuden ja turvan käyttäjän virheitä, teknisiä ongelmia sekä haittaohjelmia vastaan.

Datan menettäminen voi tulla kalliiksi

Vaikka varmuuskopiointi itsessään on yrityksille jonkinlainen kulu, eivät kustannukset ole mitään siihen verrattuna, mitä tietojen menettäminen taloudellisesti voi tarkoittaa. Arvokkaiden tietojen menettäminen voi yrityksissä olla satojen tuhansien, jopa miljoonien tappio. Lisäkustannuksia yrityksissä tuo myös toiminnan seisaus, jonka järjestelmän kaatuminen aiheuttaa.

Rahallisen menetyksen lisäksi yrityksen maine saattaa saada pahan kolhun, erityisesti jos tietojen menetys vaikuttaa myös asiakkaisiin. Tällaisten vahinkojen rahallisia vaikutuksia on vaikea määritellä, mutta riskiä tulisi silti välttää viimeiseen asti.

Varmuuskopioinnin olisi siis hyvä olla osaavissa ja varmoissa käsissä, jotta tällaisilta vahingoilta vältytään ja liiketoiminnan jatkuvuus olisi taattu. Ota meihin yhteyttä – suunnitellaan yhdessä juuri teidän tarpeisiinne sopiva varmuuskopiointi.