,
Forssan kaupunki luottaa Office 365 -varmuuskopiointiin

Pilvipalvelut ja niiden hyödyntäminen ovat yleistyneet kuntasektorilla merkittävästi viime vuosien aikana, ja viimeinen sysäys käyttöönottoihin tuli koronan myötä viime vuonna. Aikaisemmin hallinto- ja opetuspuolella tiedostojen tallennus tehtiin usein on-premise-ohjelmistoihin, eli käyttäjien omalle palvelimelle paikallisesti asennettuihin ohjelmistoihin. Näin toimittiin myös Forssan kaupungissa.

”Pilvipalveluiden hyödyntämisen tarvittava tekniikka on ollut taustalla jo pitkään, mutta koronan myötä toimintatapa ja -kulttuuri sekä ihmisten osaamistaso ovat kehittyneet”, kertoo Forssan kaupungin sivistystoimen järjestelmäasiantuntija Niko Sutinen.

Forssan kaupunki on ottanut Office365-ohjelmiston käyttöön vuonna 2015, ja vähitellen sen työkaluja on hyödynnetty yhä laajemmin. Lisenssejä Forssalla on useita satoja oppilaista kaupungin työntekijöihin, joten tiedostojen määrä pilvipalvelussa liikkuu myös suurissa lukemissa. ”Varmuuskopioinnin merkitys nousi huomattavasti, kun siirryimme etätyöskentelyyn ja etäkouluun”, kertoo Forssan tietohallintopäällikkö Mikko Niskanen.

Varmuuskopiointi on monelle perusoletus

Suurin osa tiedostojen katoamisista johtuu inhimillisistä virheistä, kun käyttäjä esimerkiksi vahingossa poistaa tärkeän tiedoston. Valitettavan usein luullaan, että pilvipalveluihin peruspakettiin, kuten Office 365 -ohjelmistoon, kuuluu automaattisesti varmuuskopiointi.

”Pilvipalvelun tiedosto saattaa säilyä kopiona noin kuukauden, mutta toisinaan tiedoston poistaminen huomataan vasta tämän aikaikkunan jälkeen, jolloin ilman varmuuskopiointipalvelua ei ole mitään enää tehtävissä”, Niskanen avaa varmuuskopioinnin tärkeyttä.

Usein varmuuskopioinnin tarpeeseen herätäänkin vasta silloin, kun ensimmäinen vahinko ja tiedostojen menettäminen on tapahtunut. ”Jos tiedostot on vain yhden käyttäjän varassa tallennettuna esimerkiksi pelkästään hänen koneelleen, niin riskinä on menettää tärkeitäkin tiedostoja tai asiakirjoja”, Sutinen kuvailee.

Juuri näistä syistä Forssassa on haluttu kiinnittää huomiota varmuuskopiointiin. Tiedostojen käsittely on tarkoitus siirtää kokonaisuudessaan pilveen, jolloin käyttäjillä tulee olla varmuus siitä, että heidän tiedostonsa ovat hyvissä käsissä.

"Jos tiedostot on vain yhden käyttäjän varassa, niin riskinä on menettää tärkeitäkin tiedostoja tai asiakirjoja"

Käyttöönotto on asiakkaalle vaivaton projekti

Office 365 -tiedostojen varmistaminen on melko kevyt projekti. Varsinkin, kun sen hoitaa alan asiantuntija. Forssan kaupungin kumppani IT-asioissa on jo pitkään ollut Lounea, joka toimii Nexeticin varmuuskopiointituotteiden jälleenmyyjänä. ”Meidän ei itse tarvinnut tehdä varmuuskopioinnin käyttöönotossa juurikaan mitään, vaan meidän toiveidemme mukaan määriteltiin asennuksen yksityiskohdat ja Lounean asiantuntijat hoitivat kaiken muun”, Sutinen kertoo.

Palvelua pilotoitiin ennen laajempaa käyttöönottoa, ja varmuuskopioinnin todettiin kaiken kaikkiaan toimivan hyvin ja sisältöjen tallentuneen ongelmitta: ”Tuote on toiminut moitteettomasti, vaikka akuutteja katoamistilanteita ei onneksi vielä ole montaa ollutkaan. Helpottavaa kuitenkin tietää, että käyttäjien tiedostot ovat turvassa tosipaikan tullen”, Niskanen summaa.

 

, ,
Miksi Office 365 -tiedot kannattaa varmuuskopioida?

Office 365 on yksi maailman suosituimmista pilvipalveluista. Se on tullut varmasti eteesi myös omalla työpaikallasi, sillä markkinaosuus lähentelee suomalaisissa pk-yrityksissä jo lähes 70 prosenttia. Samaan aikaan pilvipalveluiden, kuten Office 365:n tietojen turvaamiseksi on tullut tarjolle kattavia palveluja, kuten Nexeticin Shield Backup. Saatat kuitenkin miettiä, mihin ihmeeseen tällaisia palveluita tarvitaan, eikö Microsoft muka varmuuskopioi tietoja – siellähän se data on tallessa, pilvessä. Ja jos jotain käy, niin onhan siellä sitten se roskakori.

Nexeticin asiantuntijat ovat kuitenkin yksimielisiä – Office 365 -dataan ja työasemiin tarvitaan varmuuskopiointia, sillä tiedot todella katoavat tietyn ajanjakson jälkeen myös Office 365:n roskakorista. Jos poistat vahingossa esimerkiksi tärkeän sähköpostin, se häviää roskakorista 30 päivän jälkeen. Roskakoriin on ostettavissa laajennuksia, mutta myös silloin tiedot häviävät lopullisesti 90 päivän jälkeen.

”Monesti uskotaan, että kun yrityksellä on pilvipalveluita käytössä, varmuuskopioinnista voidaan asteittain luopua. Tämä menee kuitenkin jopa täysin toisin päin. Pilvipalveluiden aikakaudella varmuuskopiointi on entistäkin tärkeämpää”, kertoo Nexeticin VP of Global Sales Henry Liukko-Sipi Nexeticin uudessa webinaarissa.

 

6 hyvää syytä varmuuskopioida Office 365 -tiedot

Tiesitkö, että jopa joka kolmas yritys on kadottanut tärkeitä tietoja Office 365:sta (Aberdeen)? Suurin osa johtuu ihmisten tekemistä inhimillisistä virheistä – osa tahallisista laiminlyönneistä tai esimerkiksi haittaohjelmista tai kyberhyökkäyksistä.

Oli kyseessä mikä tahansa syy, ongelma on todellinen riski jokaiselle yritykselle, ja siihen kannattaa kiinnittää huomiota. ”Liian usein meihin otetaan yhteyttä, kun vahinko on jo päässyt tapahtumaan. Turvaamisen palveluita kannattaa miettiä nimenomaan vakuutuksena”, muistuttaa Liukko-Sipi.

Listasimme kuusi hyvää syytä, miksi Office 365 -data kannattaa turvata:

  1. Tietojen poistaminen vahingossa
  2. Ei voida palauttaa kaikista ajankohdista
  3. Sisäiset tietoturvauhat
  4. Ulkoiset tietoturvauhat
  5. Palvelukatkokset
  6. Yrityksen vastuu omien tietojensa turvallisuudesta GDPR-asetusten mukaisesti

Webinaarissa kerromme lisää siitä, mitä Office 365:sta poistetuille tiedostoille oikein tapahtuu ja miksi Office 365 -tiedot kannattaa turvata. Kuulet myös case-esimerkkejä siitä, miten Nexeticin palvelut olisivat voineet auttaa yrityksiä tapauksissa, joissa tietoja on jo menetetty.

Haluatko jälleenmyyjäksi? Nexeticin avulla tarjoat asiakkaillesi turvallisen ja hallitun pilvipalveluiden käytön. Tutustu Nexetic-kumppanuuteen!

IT-palveluntarjoaja – turvaatko yritysten arvokkaimman pääoman?

Läppäri rikki, meilit ja tärkeät tiedostot kateissa? Jos varmuuskopiot eivät ole kunnossa, tiedot ovat kadonneet lopullisesti. Varmuuskopiointi on asia, jota yritykset eivät monesti pysähdy ajattelemaan, ennen kuin on liian myöhäistä. Sekä työasemat että pilvipalvelut, kuten Office 365 on kuitenkin aina syytä varmuuskopioida.

Monelle yritykselle saattaa tulla yllätyksenä, että tiedot katoavat tietyn ajanjakson jälkeen myös Office 365:stä. Jos työntekijä esimerkiksi poistaa vahingossa yrityksen toiminnalle elintärkeän tiedoston, se häviää Office 365:n roskakorista 30 päivän jälkeen. Roskakoriin on ostettavissa laajennuksia, mutta silloinkin tiedot häviävät lopullisesti 90 päivän jälkeen.

Suurin osa tietojen katoamisesta johtuu käyttäjien tekemistä inhimillisistä virheistä, mutta vaarana ovat myös ulkoiset tietoturvauhat, kuten haitalliset Office 365 -sovellukset tai palvelukatkokset. Microsoftin mukaan kestää keskimäärin jopa 140 päivää huomata tietojen hävinneen. Varmuuskopiointiin tarkoitettuja palveluja, kuten Nexeticin Shield Backup -palvelua voi pitääkin vakuutuksena, jolla turvataan ne yrityksen kaikkein arvokkaimmat tiedot.

Myös IT-palveluntarjoajien kannattaa tarjota aktiivisesti varmuuskopiointipalvelua omille asiakkailleen. On erityisesti loppukäyttäjien etu, kun yrityksen tärkeät tiedot ovat varmassa tallessa. IT-palveluntarjoajalle luotettavasti varmistetut asiakasyrityksen tiedot taas tarkoittavat vähemmän huolenaiheita ja käytännön ongelmatilanteita. Samalla siirrytään entistä enemmän moderniin, palvelevaan IT-malliin, jossa mittavien ohjeistusten sijaan annetaan käyttäjille työkaluja työskennellä parhaalla ja mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Esimerkiksi Nexeticin Shield Backup -varmuuskopiointipalvelussa ohjelma asennetaan käyttäjän koneelle ja itse varmuuskopiointi tapahtuu taustalla työtä häiritsemättä.

”Nykyään monissa yrityksissä käyttäjät saavat itse valita laitteet, mitä käyttävät työskentelyyn. Kun IT-palvelun tarjoaja tai yrityksen IT-osasto ei ole enää laitehankinnoissa mukana, myös varmuuskopioita tehdään useilla eri tavoilla ja useisiin eri palveluihin – tai pahimmassa tapauksessa jätetään kokonaan tekemättä. Varmuuskopiointipalvelun avulla saadaan yrityksen tiedot hallitusti turvaan, oli sitten laitekanta yrityksessä millainen tahansa”, kertoo Nexeticin Tommi Tanttu.

Lue lisää siitä, miksi Office 365 -tiedot kannattaa varmuuskopioida

Jälleenmyyjä – muistathan tarjota varmuuskopiointia asiakkaallesi?

Isoissa projekteissa ja kiireisissä organisaatioissa asiakkaalta monesti unohtuu se kaikkein tärkein, eli tietojen turvaaminen huonon päivän varalta. Osa asiakkaista ei välttämättä osaa kysyä varmuuskopiointipalvelua uutta laitetta tai Office 365 -pilvipalvelua ostaessaan. Osa ei tiedosta varmuuskopioinnin tarvetta lainkaan, ja osa saattaa odottaa, että varmuuskopiointi kuuluu mukaan automaattisesti. Näin ei kuitenkaan ole.

Iso osa suomalaisten yritysten tiedoista on edelleen tallennettuna vain työasemille, jossa ne ovat alttiina katoamiselle ja tuhoutumiselle. Myös Office 365 -pilvipalvelun roskakorista poistetut tiedot katoavat datatyypistä riippuen noin 30 päivän jälkeen pysyvästi, eikä Microsoft tallenna näistä tiedoista mitään. Valveutuneet jälleenmyyjät ovatkin tänä päivänä entistä suuremmassa roolissa asiakkaiden ohjaamisessa oikeaan suuntaan.

 

Mitä tahansa ratkaisua ei kannata asiakkaalle kuitenkaan tarjota varmuuskopiointiin, sillä pelissä on yrityksen tärkein pääoma. Nexeticin tuotteet sopivat erinomaisesti sekä yksittäisen käyttäjän, pk-yrityksen ja jälleenmyyjän tarpeisiin.

 

Miksi Nexetic-kumppaniksi?

  •  Kotimainen ja luotettava toimija yli 10 vuoden kokemuksella.
  • Pilvipalveluiden, kuten G Suiten ja Office 365:n sekä työasemien ja palvelinten varmistus kaikki samalta tarjoajalta.
  • Tasainen ja jatkuva kuukausittainen tuotto.
  • Palvelu ja tuki helposti saatavilla.
  •  Oma tuotekehitys ja omien ohjelmoijien asiantuntijatuki käytössä.
  • Jälleenmyyjien kaupallinen tuki, esimerkiksi myynnin tukimateriaalit ja käytännön apu esimerkiksi asiakastilaisuuksissa.
 

Haluatko jälleenmyyjäksi? Tutustu Nexetic-kumppanuuteen

,
Oletko varautunut tietojen menettämiseen?
Nexeticin ja Ibas Ontrackin palautusturvalla saat yrityksen tiedoille maksimaalisen suojan

Tiesitkö, että yrityksen tietokone sisältää keskimäärin jopa 50 000 euron arvosta yrityksen tietoa? Jos tiedot äkillisesti menetetään, tarkoittaa se monille etenkin pk-yrityksille merkittävää liiketoimintariskiä. Nexetic ja Ibas Ontrack tarjoavat yhdessä maailman ainoana tietojen palautukseen palvelupaketin, jossa työasemat saadaan varmistettua tehokkaasti ja kokonaisvaltaisesti.

Nexeticin tarjoama Shield Backup Win + Mac varmuuskopioi tietokoneiden tiedot automaattisesti kotimaiseen pilveen. Varmuuskopiointi tapahtuu 15 minuutin välein konetta tai muuta työtä häiritsemättä. Jos kone rikkoontuu tai tietoja katoaa esimerkiksi inhimillisen käyttäjävirheen vuoksi, tiedot saa palautettua napin painalluksella.

Jos jostain syystä varmuuskopioituja tietojakaan ei voitaisi palauttaa, Ibas Ontrack tarjoaa samassa paketissa Ontrack Digital Care Planin, jonka avulla tiedostot voidaan pelastaa. Käytännössä Ibas Ontrack noutaa tallennusvälineesi, suorittaa sille tiedonpalautuspalvelun omassa laboratoriossaan ja toimittaa pelastetut tiedostot yritykselle takaisin. Palvelu on laite- ja käyttöjärjestelmäriippumaton.

Arvokas palvelu yritysasiakkaille, mutta myös jälleenmyyjille

 

Tietojen menettäminen varmuuskopioiduista tiedostoista on harvinaista, mutta riski siihen on aina olemassa. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi silloin, kun tärkeitä kansioita ja tiedostoja ei ole jostain syystä valittu varmistettavaksi.

Vahingon tapahduttua ei usein ole aikaa selvittää, miten seuraavaksi toimitaan, vaan varasuunnitelma pitäisi olla mietitty valmiiksi. Ponemon Instituten mukaan liiketoiminnan keskeyttäminen maksaa pk-yritykselle jopa 7 000 € joka tunti. Tämä on summa, johon monella pk-yrityksellä ei yksinkertaisesti ole varaa. Palautusturva auttaa yrityksiä suojautumaan sekä käyttäjien inhimillisiltä virheiltä, kiristysohjelmilta että laitteiden rikkoutumisilta tai katoamisilta. Yritysten on syytä ottaa huomioon tänä päivänä myös EU:n GDPR-tietosuoja-asetus, jonka mukaisesti yrityksen täytyy pystyä palauttamaan kadonneet tiedot mahdollisimman nopeasti.

Myös jälleenmyyjille ja IT-palveluntarjoajille maksimaalinen palautusturva tuo merkittävää lisäarvoa. Tilanteet, joissa asiakkaan tietojen palautuksia joudutaan selvittämään, vievät usein aikaa. Epäselvyys tietojen kohtalosta ja siitä, saadaanko ne ylipäätään palautettua, saattavat lisätä asiakkaan epätyytyväisyyttä ja luottamusta palveluntarjoajaa kohtaan. Tämä voi pahimmassa tapauksessa johtaa jopa irtisanomisiin myös muiden palveluntarjoajan palveluiden kohdalla.

Nexeticin ja Ibas Ontrackin yhdessä tarjoama palautusturva on edullinen kriisintorjuntapaketti, jolla turvataan yritysten arvokkain omaisuus ja taataan samalla niin yritysten kuin jälleenmyyjien toiminnan jatkuvuus ongelmatilanteissa.

Miksi Shield Backup Win + Mac ja Ontrack Digital Care Plan?

  • Vaivaton kokonaispalvelu – Tietokoneen rajaton varmuuskopiointi ja IBASin palautuspalvelu samassa paketissa.
  • Kätevä hinnoittelu – 10 €:n kiinteällä kuukausihinnalla saat sekä palautuksen että varmistuksen palautukselle.
  • Monipuolista suojaa edullisella hinnoittelulla – Saat turvan esimerkiksi käyttäjien inhimillisiltä virheiltä, laiterikoilta, Ransomware-kiristysohjelmilta ja varkauksilta.
  • Varmistat sujuvan liiketoiminnan – Palvelun avulla liiketoimintasi ei kärsi, jos tietoja katoaa. Varmistat liiketoiminnan jatkumisen saumattomasti myös tietojen katoamisen jälkeen.
  • Apua GDPR-vaatimuksissa – Katoamistapauksissa tiedot ovat nopeasi palautettavissa.

Lue lisää Nexeticin ja Ibas Ontrackin palautusturvasta: https://info.nexetic.com/fi/palautusturva

Shield Backup Office 365

Tutustu tarkemmin siihen, miten voit turvata yrityksesi tai asiakkaasi Office 365 -ympäristössä olevat tiedot.
Turvaa tietosi etätyössä - 3 kk veloitukseton varmistus
Etätyötä turvallisesti – Kolmen kuukauden veloitukseton varmistus uusille asiakkaille

Aloita 3 kk ilmainen kokeilujakso >

Suurin osa yrityksistä on siirtynyt etätöihin viimeisen vuoden aikana, ja uusi tilanne on pakottanut miettimään uudenlaisia työnteon käytäntöjä. Koneet on kannettu toimistolta kotiin tai mökille, ja tiedostonjakopalvelut, kuten OneDrive, Teams, Google Drive ja Dropbox ovat tehokäytössä.

Liiketoiminnalle kriittinen tieto on yrityksissä usein hajallaan palvelimilla, kannettavissa ja pilvessä. Yritysten palvelimet ovat yleensä varmistettu, mutta näin ei valitettavasti ole useimpien kannettavien tai pilvipalveluiden kanssa. Tällä hetkellä siis yhä suurempi osa kannettavista on vailla minkäänlaista varmistusta, puhumattakaan pilvessä olevista tiedoista. Valitettavasti poikkeustilanne on laittanut myös pitkäkyntiset liikkeelle, ja olemme saaneet viime päivinä lukea uutisia haittaohjelmien leviämisestä.

Tietopääoman varmistaminen – yrityksen arvokkain omaisuus – on myös etätöitä tehtäessä ensisijaisen tärkeää

  • Tietojen menettäminen on ensisijaisesti liiketoimintariski, ei tekninen ongelma.
  • Yrityksen kannettavista 18 % vaatii jonkinlaista korjaamista vuosittain.
  • Lähes neljäsosa yrityksistä, 24 %, on menettänyt tärkeitä tietoja laiterikon tai muun vastaavan rikkoontumisen vuoksi.
  •  Jopa 60 % tietojen katoamisesta pilvipalveluissa johtuu käyttäjän tekemistä inhimillisistä virheistä.
  • Ransomware-hyökkäysten kohteeksi joutuneista yrityksistä jopa 72 % menetti pääsyn tiedostoihinsa kahdeksi tai useammaksi päiväksi.

Poikkeuksellisen tilanteen edessä, haluamme auttaa yrityksiä mahdollistamaan turvallinen etätyöskentely. Tarjoamme kaikille uusille asiakkaille veloituksetta kolmen kuukauden varmistukset kannettaviin sekä Office 365- ja G Suite-pilvipalveluihin.

Palvelumme on helppo ottaa käyttöön. Lisäksi Nexeticin tuki auttaa Sinua ilmaiseksi käyttöönotossa.

Varmistetaan yhdessä, että tärkeät tiedostot pysyvät tallessa ja liiketoiminnan jatkuvuus on turvattu myös etätöitä tehtäessä. Yhteistyössä tästä selvitään!

 

Aloita 3 kk ilmainen kokeilujakso

Varmista, että etätyössäkin tiedostot ovat turvassa. Tarjoamme uusille asiakkaille kolmen kuukauden veloituksettoman varmistuksen.
Sisältääkö Microsoft Office 365 tietojen varmistuksen ja palautuksen?

Tietojen menetys on usein suuri huolenaihe Office 365:n käyttäjille, sillä yhä enemmän yritysten tärkeää tietoa siirtyy pilveen. Microsoftin varmistusmenettelyt eivät takaa kadonneiden tietojen täyttä palautusta.

Kun  tiedot siirtyvät pilveen, monet organisaatiot eivät tiedä, että he ovat edelleen vastuussa tiedoistaan riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.
Gartner

Siirtyminen Microsoft Office 365 -alustalle antaa yritysten käyttöön paljon tehokkaita ominaisuuksia ja työkaluja.  Monet ovatkin olettaneet, että kun tiedot ovat pilvessä, ne ovat siellä täysin turvassa. 

Valitettavasti Office 365:ssa ei ole omaa varmistusta ja joustavia palautusmahdollisuuksia asiakkaiden ja käyttäjien tiedoille. Loppujen lopuksi jokainen yritys on itse vastuussa näiden järjestämisestä pitääkseen käyttäjiensä tiedot turvassa myös pilvipalveluissa

O365:n oma roskakoritoiminto ja versiohistoria eivät vastaa todellisen varmuuskopioinnin vaatimuksiin eivätkä ne anna yritysten IT-organisaatioille mahdollisuutta hallinnoida  käyttäjien tietojen varmuuskopiointia ja tietojen palauttamista.  

Gartner

Yli 32% yrityksistä on jo menettänyt tietoa pilvipalveluissa. Ethän halua olla seuraava uhri?

Shield Backup Office 365

Tutustu tarkemmin siihen, miten voit turvata yrityksesi tai asiakkaasi Office 365 -ympäristössä olevat tiedot.